Branchevereniging Bosbadgidsen Nederland

Lidmaatschapsreglement BBGN 

1. Inleiding

Voor u ligt het 'Lidmaatschapsreglement BBGN' van de Branchevereniging Bosbadgidsen Nederland (BBGN). In dit document vindt u alle heldere afspraken omtrent de pro rata contributie bij instroom, de rechten en plichten van onze leden, de administratieve verwerking van uw lidmaatschap, en de wijze waarop wij omgaan met feedback en klachten. Daarnaast worden de richtlijnen voor aansprakelijkheid, privacy en het beëindigen van het lidmaatschap uiteengezet, inclusief onze herinneringsservice en mogelijkheden tot maatwerk bij bijzondere omstandigheden. Dit reglement waarborgt een transparante, kwalitatieve en zorgvuldige samenwerking tussen de vereniging en haar leden. 

Dit reglement is een nadere uitwerking van de Statuten van de BBGN. In het geval van een onverhoopte tegenstrijdigheid tussen dit reglement en de Statuten, zijn de bepalingen uit de Statuten leidend. 

2. Regulier lidmaatschap 

Voor bosbadgidsen die zich aanmelden, hanteren we een pro rata instap op basis van het kwartaal van inschrijving. Dit is een systeem waarbij het lid alleen contributie betaalt voor het resterende deel van het lopende verenigingsjaar op basis van het huidige jaartarief van 67 euro. Om administratieve redenen zijn deze kwartaalbedragen afgerond. De tarieven voor instroom zijn als volgt:

• Inschrijving in het eerste kwartaal (januari tot maart): € 67,00 
• Inschrijving in het tweede kwartaal (april tot juni): € 50,00 
• Inschrijving in het derde kwartaal (juli tot september): € 33,50 
• Inschrijving in het vierde kwartaal (oktober tot december): € 17,00

3. Toelating en kwaliteitsborging 

Het reguliere lidmaatschap van de BBGN staat in principe open voor alle praktiserende bosbadgidsen die zich verbinden aan de doelstellingen en kernwaarden van de vereniging. Hoewel er vooralsnog geen uitsluitende toelatingseisen op basis van specifieke vooropleidingen worden gehanteerd, streeft de BBGN naar een hoogwaardige professionalisering van het vakgebied. De vereniging voorziet hiertoe in een eigen accreditatiesysteem. Het bestuur behoudt zich het recht voor om in de toekomst, ter waarborging van de algehele kwaliteit binnen de beroepsgroep, nadere kwalificaties of accreditatievoorwaarden aan het lidmaatschap te verbinden. 

4. Rechten en plichten van de leden

Leden van de BBGN hebben het recht om deel te nemen aan de door de vereniging georganiseerde activiteiten, bijeenkomsten en trainingen, en gebruik te maken van de ledenservices. Het reguliere lidmaatschap geeft recht op toegang tot en stemrecht tijdens de Algemene Ledenvergadering (ALV) conform de statuten van de vereniging.

Van de leden wordt verwacht dat zij handelen in de geest van de vereniging en de kernwaarden van het bosbaden (Shinrin-Yoku) uitdragen en respecteren. Leden dienen wijzigingen in hun contact- of bedrijfsgegevens tijdig door te geven aan de ledenadministratie.

Leden hebben het recht om gedurende de looptijd van het lidmaatschap het officiële logo van de BBGN te voeren op hun website en zakelijke uitingen, mits dit uitsluitend gekoppeld is aan hun activiteiten als bosbadgids en de vereniging niet in diskrediet brengt. Het logo mag niet worden aangepast. Bij beëindiging van het lidmaatschap vervalt dit recht onmiddellijk. 

5. Administratieve uitvoering

Alle lidmaatschappen worden gesynchroniseerd naar de hoofdfacturatie op 1 januari en worden automatisch verlengd naar een jaarlidmaatschap. Bij tussentijdse instroom ontvangt het nieuwe lid de pro-rata factuur direct na goedkeuring van de inschrijving. Vanaf het kalenderjaar 2027 vindt de reguliere jaarlijkse facturatie plaats in de maand januari. 

6. Klachtenregeling 

De BBGN streeft naar hoge kwaliteit, transparantie en een zorgvuldige omgang met haar (aspirant-)leden. Indien er ontevredenheid is over de dienstverlening, facturatie, administratieve processen of de samenwerking, kan er gebruik worden gemaakt van onderstaande klachtenregeling. Deze klachtenregeling is uitsluitend bedoeld voor geschillen tussen het lid en de vereniging over de verenigingsprocessen. 

6.1 Doelstelling

Het snel, zorgvuldig en constructief oplossen van zakelijke en procedurele geschillen, en het benutten van deze feedback om de processen binnen de vereniging continu te verbeteren.

6.2 Procedure bij administratieve en zakelijke klachten

Een klacht over facturatie, aanmeldingen, pro rata verrekeningen of de omzetting van het lidmaatschap dient schriftelijk of per e-mail te worden ingediend bij het bestuur van de BBGN via het officiële secretariaat. De melding bevat tenminste de naam van de indiener, een duidelijke omschrijving van de situatie en eventuele relevante bijlagen.

• Het bestuur bevestigt de ontvangst van de klacht binnen 5 werkdagen.
• Het bestuur (of een door het bestuur aangewezen onafhankelijke commissie) onderzoekt de zaak. Indien nodig wordt er contact opgenomen met de indiener of de betrokken opleider voor een nadere toelichting (hoor en wederhoor).
• Binnen 4 weken na de ontvangstbevestiging ontvangt de indiener een schriftelijke, gemotiveerde reactie met het besluit of de voorgestelde oplossing. Mocht het onderzoek onverhoopt langer duren, dan wordt de indiener hierover tijdig geïnformeerd, inclusief opgaaf van redenen.

6.3 Vertrouwelijkheid

Alle formele klachten worden strikt vertrouwelijk behandeld en geregistreerd.

6.4 Vertrouwenspersoon

De BBGN heeft binnen de vereniging een gecertificeerd vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon maakt nadrukkelijk geen deel uit van het bestuur en opereert volledig los van de belangen van de vereniging of de aangesloten opleiders.

De vertrouwenspersoon is er niet om een zakelijk standpunt aan te nemen of een formele procedure te starten. Deze rol is primair het bieden van een veilige haven, een luisterend oor en strategische ondersteuning aan de melder.

7. Opzegprocedure

Het verenigingsjaar van de BBGN loopt van 1 januari tot en met 31 december. Het lidmaatschap wordt aan het einde van de looptijd telkens stilzwijgend verlengd met een volledig verenigingsjaar.

7.1 Opzegtermijn

Opzegging van het lidmaatschap kan uitsluitend geschieden tegen het einde van het verenigingsjaar (31 december).

Er geldt een opzegtermijn van vier weken. Dit betekent dat de schriftelijke opzegging uiterlijk op 30 november van het lopende verenigingsjaar door de BBGN moet zijn ontvangen.

Indien een opzegging na 30 november wordt ontvangen, loopt het lidmaatschap door tot het einde van het volgende verenigingsjaar. De contributie blijft voor dat opvolgende jaar verschuldigd. Tussentijdse opzegging gedurende het jaar geeft geen recht op restitutie.

7.2 Herinneringsservice

Om te voorkomen dat leden ongewild gekoppeld blijven aan een verlenging, stuurt de BBGN elk jaar in oktober een vriendelijke herinnering per e-mail dat het verenigingsjaar ten einde loopt, inclusief de uiterste opzegdeadline van 30 november.

7.3 Wijze van opzeggen

Opzeggen kan eenvoudig en schriftelijk via een e-mail aan de ledenadministratie via het secretariaat (info@bbgn.nl).

Na verwerking ontvangt het lid binnen 10 werkdagen een formele bevestiging met de definitieve einddatum van het lidmaatschap.

7.4 Als de vereniging het lidmaatschap beëindigt

In principe hopen we natuurlijk op een langdurige samenwerking, maar er kunnen situaties zijn waarin de vereniging het lidmaatschap moet stopzetten. Dit gebeurt altijd schriftelijk en normaal gesproken tegen het einde van het kalenderjaar, met een opzegtermijn van vier weken.

Het bestuur kan besluiten het lidmaatschap met onmiddellijke ingang te beëindigen als het echt niet anders kan. Dit is in ieder geval aan de orde als:

• Een lid, ook na minstens twee vriendelijke maar duidelijke herinneringen en het verlopen van de uiterste betaaltermijnen, de jaarlijkse contributie niet heeft betaald.

7.5 Royement 

Als een lid de statuten of reglementen overtreedt, of de goede naam en belangen van de vereniging of de beroepsgroep ernstig schaadt, kan het bestuur besluiten om het lid te royeren. Dit is een uiterste maatregel.

Mocht dit gebeuren, dan gelden de volgende stappen:

1. Directe ingang: Het besluit gaat per direct in. Het bestuur laat dit natuurlijk meteen schriftelijk en met een duidelijke motivatie aan het lid weten.
2. Recht op bezwaar: We vinden een zorgvuldige procedure belangrijk. Het lid kan daarom binnen vier weken na het besluit schriftelijk bezwaar maken bij het bestuur. Dit bezwaar wordt dan voorgelegd aan de Algemene Ledenvergadering (ALV), die er een definitief oordeel over velt.
3. Pauze tijdens de procedure: Zolang het bezwaar loopt, staat het lidmaatschap 'on hold' (schorsing). Dit betekent dat het lid in die periode tijdelijk geen gebruik kan maken van de ledenvoordelen en geen stemrecht heeft op de ALV, in afwachting van de definitieve uitspraak.

7.6 Maatwerk

Onvoorziene omstandigheden: Bij (ingrijpende) persoonlijke omstandigheden (zoals langdurige ziekte) denkt het bestuur graag mee. In overleg kan worden gekozen voor een milde maatwerkoplossing, zoals het tijdelijk bevriezen van het lidmaatschap.

8. Aansprakelijkheid

De BBGN is niet aansprakelijk voor eventuele schade, verlies of diefstal van eigendommen van leden tijdens bijeenkomsten, trainingen of andere door de vereniging georganiseerde activiteiten. Leden dragen zelf de verantwoordelijkheid voor het afsluiten van een adequate (beroeps)aansprakelijkheidsverzekering voor de uitoefening van hun eigen praktijk als bosbadgids.

9. Privacy en AVG

De BBGN verwerkt persoonsgegevens van haar leden in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de interne ledenadministratie, facturatie en communicatie over verenigingsactiviteiten. Gegevens worden nooit zonder expliciete toestemming gedeeld met derden, tenzij hiertoe een wettelijke verplichting bestaat.

10. Wijziging van het reglement

Het bestuur van de BBGN behoudt zich het recht voor om de bepalingen in dit lidmaatschapsreglement te wijzigen. Wijzigingen worden minimaal twee maanden voor de ingangsdatum schriftelijk of per e-mail aan de leden bekendgemaakt.

Indien een wijziging van dit reglement leidt tot een wezenlijke verzwaring van de verplichtingen van de leden of een verhoging van de geldelijke bijdragen, heeft het lid het recht het lidmaatschap op te zeggen binnen één maand nadat de wijziging aan hem/haar is bekendgemaakt. De opzegging gaat in dat geval in per de datum dat de wijziging van kracht wordt.